Gouvernance d’entreprise

L’objectif de Conseils en placements Portland consiste à offrir une croissance du patrimoine à long terme à ses fonds communs de placement. Pour atteindre cet objectif, il faut un engagement ferme envers une philosophie de placement rigoureux et un ensemble de principes de placement. Pour étayer et appuyer cette approche rigoureuse, Conseils en placements Portland a établi un cadre de pratiques en matière de conformité, d’éthique et de gouvernance applicable à chaque activité entreprise afin de respecter nos engagements envers les investisseurs au quotidien.
Conformité

Conseils en placements Portland considère qu’une bonne conformité fait partie d’une structure de contrôle intégrée qui ne peut être réalisée uniquement par un service de conformité. De nombreuses fonctions de soutien et personnes travaillant avec le personnel du secteur sont nécessaires pour assurer une conformité efficace. Les activités de conformité sont intégrées aux processus organisationnels existants et font partie des tâches et des activités courantes de l’ensemble du personnel.

Le personnel de Conseils en placements Portland au niveau de la haute direction, de la direction et de la supervision (« direction ») doit s’assurer que les employés sous sa supervision connaissent et comprennent les politiques et les procédures de la société. Chaque secteur opérationnel de Conseils en placements Portland est chargé de conseiller et d’aider à la mise en place d’activités de contrôle liées à la conformité, de veiller à ce que les « pratiques exemplaires » soient mises en œuvre et d’interagir avec le service de la conformité de Conseils en placements Portland afin de s’assurer que les normes de conformité de la société soient à jour ou de recevoir des directives en matière de conformité. Chaque secteur opérationnel effectue une surveillance continue et périodique des processus de conformité pour s’assurer qu’ils fonctionnent efficacement.

Tous les employés de Conseils en placements Portland sont considérés comme ayant l’obligation et la responsabilité particulières de mener les affaires de l’entreprise d’une manière qui respecte toutes les lois et tous les règlements applicables et de signaler toute conduite non conforme à leurs superviseurs ou au service de la conformité de Conseils en placements Portland.

Code de déontologie

Conseils en placements Portland a établi un Code de déontologie qui régit l’activité du personnel à tous les niveaux, de la haute direction au personnel de bureau. Tous les employés sont assujettis aux règles et aux lignes directrices du présent Code; ils signent chaque année une entente dans laquelle ils s’engagent à respecter dispositions du Code. Le défaut de se conformer au Code peut constituer un motif de suspension ou de congédiement. La violation de certaines dispositions du Code peut aussi constituer une violation des lois en matière de valeurs mobilières et être sanctionnée en conséquence. Tous les employés, dirigeants et administrateurs de Conseils en placements Portland ont l’obligation de signaler toute violation du présent Code.

Le Code de déontologie contient des politiques qui régissent expressément la protection de la vie privée, la confidentialité des renseignements et les conflits d’intérêts.

Pour offrir un traitement juste aux investisseurs, il est essentiel de maintenir les normes d’éthique et d’intégrité les plus élevées qui soient. Cela ne peut être réalisé que si tous les employés, dirigeants et administrateurs de Conseils en placements Portland continuent de respecter les règles de conduite les plus élevées dans l’exercice de leurs fonctions.

Le Code de déontologie de Conseils en placements Portland porte également expressément sur ce qui suit :

  • Obligations envers les clients. Conseils en placements Portland met tout en œuvre pour maintenir les normes de service les plus élevées. Conseils en placements Portland a une obligation fiduciaire envers ses clients d’agir avec honnêteté, bonne foi et au mieux des intérêts de ses fonds communs de placement et de ses investisseurs, et d’agir avec le degré d’attention, de diligence et de compétence dont ferait preuve un gestionnaire d’une prudence raisonnable dans des circonstances semblables.
  • Obligation de respecter la loi. Conseils en placements Portland et ses employés, dirigeants et administrateurs sont tenus de se conformer à toutes les lois applicables aux activités de Conseils en placements Portland, y compris les lois provinciales applicables sur les valeurs mobilières régissant la prestation de services de conseils en placements, les délits d’initiés et la déclaration des délits d’initié. Chaque employé, dirigeant et administrateur de Conseils en placements Portland a l’obligation de connaître, de comprendre et de respecter les lois sur les valeurs mobilières et les autres lois qui s’appliquent à ses fonctions.
  • Conseils en placements Portland dispose également d’une politique sur les rapports d’éthique (de dénonciation) pour permettre aux employés, aux dirigeants et aux administrateurs de faire part des préoccupations qu’ils pourraient avoir concernant la comptabilité, l’audit ou des questions qui concernent le système, et ce, de façon confidentielle. Cette politique soutient l’engagement de Conseils en placements Portland à veiller à ce que tous les employés, administrateurs et dirigeants respectent les normes les plus élevées d’éthique personnelle dans l’exercice de leurs fonctions.
Déclaration d’appariement des opérations

Le Règlement 24-101 sur l’appariement et le règlement des opérations institutionnelles a été établi par la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario (CVMO) et est entré en vigueur en avril 2007. L’objectif du règlement est de veiller à ce que les participants au marché établissent, maintiennent et appliquent des politiques et des procédures conçues pour permettre l’appariement des opérations institutionnelles au plus tard le jour ouvrable qui suit la date de l’opération, à midi.

Le règlement stipule que les parties à l’appariement ne peuvent pas effectuer d’opérations à moins que chaque partie n’ait conclu une entente d’appariement des opérations ou fourni une déclaration d’appariement des opérations au plus tard le 1er octobre 2007. La déclaration d’appariement des opérations confirme que la partie à l’appariement a établi des politiques et des procédures conçues pour permettre l’appariement des opérations en temps opportun. Conseils en placements Portland a signé une déclaration d’appariement des opérations, qui peut être consultée en cliquant sur le lien ci-dessous.

DÉCLARATION D’APPARIEMENT DES OPÉRATIONS (PDF)

Vote par procuration

Conseils en placements Portland exercera les droits de vote au mieux des intérêts économiques à long terme des porteurs de parts. Conseils en placements Portland est tenue de maintenir des politiques et des procédures régissant le vote par procuration, qui visent à servir de lignes directrices aux fins de l’exercice des votes par procuration. L’exercice du droit de vote est, en fin de compte, un cas d’espèce dans le cadre duquel le conseiller en placement tient compte des faits et des circonstances pertinents au moment de l’exercice de ce droit.

La décision d’exercer ou de ne pas exercer les droits de vote par procuration tient compte de divers aspects prévus aux politiques et aux procédures en matière de vote par procuration établies par Conseils en placements Portland.

En règle générale, Conseils en placements Portland vote de la même façon que la direction sur les questions courantes ayant trait aux activités d’un émetteur, lesquelles ne devraient pas avoir une incidence financière importante sur l’émetteur et/ou sur les actionnaires; Conseils en placements Portland examine et analyse au cas par cas les propositions inusitées qui sont susceptibles d’influer sur la structure et les activités de l’émetteur et d’avoir une incidence sur la valeur du placement; Conseils en placements Portland peut s’abstenir d’exercer les droits de vote par procuration si elle estime que i) l’incidence sur les intérêts économiques des porteurs de parts ou sur la valeur des avoirs en portefeuille ne peut être établie ou est négligeable ou ii) le coût associé à l’exercice du droit de vote est disproportionné par rapport aux répercussions économiques du vote sur les avoirs en portefeuille; tout conflit important pouvant survenir sera résolu au mieux des intérêts des porteurs de parts et les procédures éventuelles à utiliser en cas de tout conflit ont déjà été établies. Un comité de vote par procuration de Conseils en placements Portland gère et surveille le processus de vote par procuration. Ce comité fait de temps à autre le suivi des politiques et des procédures de vote par procuration ainsi que des pratiques de vote de Conseils en placements Portland relativement à leur efficacité et leur à-propos.

Pour votre commodité, nos registres de votes par procuration se trouvent sur notre site Web et sont mis à la disposition des porteurs de parts sur demande et sans frais en composant le numéro sans frais 1-888-710-4242. Les registres de votes par procuration sont affichés sur notre site Web au plus tard le 31 août de chaque année, pour la période du 1er juillet au 30 juin.

Les politiques et les procédures courantes de vote par procuration de Conseils en placements Portland seront mises à la disposition des porteurs de parts, gratuitement et sur demande faite au numéro sans frais 1-888-710-4242.